Ein CRM, das zu groß für seine Schublade wurde
Die Entwicklung eines CRM-Systems und des dahinter stehenden Unternehmens.
Die Schilderung, wie organisch in über 20 Jahren aus einem klassisch programmierten CRM-System ein CRM auf Low Code Basis und daraus ein ERP-System entstanden ist.
Am Anfang stand kein Masterplan – sondern Frust.
Unser CRM war gut darin, Kontakte zu verwalten und den Vertrieb zu steuern.
Aber jedes Mal, wenn ein Kunde eine kleine Anpassung an kundenspezifische Prozesse wollte, dauerte es Tage oder Wochen.
Das wollten wir ändern.
Also entwickelten wir eine eigene Plattform, um das CRM schneller anpassen zu können.
Doch was dann passierte, hatten wir selbst nicht erwartet:
Aus einem CRM wurde nach und nach ein ERP – nicht am Reißbrett, sondern aus der Praxis heraus.
Mit jeder neuen Kundenanforderung kam ein weiteres Stück dazu:
Service, ein Belegwesen von der Auftragsbestätigung bis zur Rechnung, Lagerhaltung, Auftragsabwicklung und vieles mehr.
Und plötzlich stand fest:
Wir hatten ein System geschaffen, das mehr war als CRM –
ein flexibles ERP, das durch Low-Code mit den Anforderungen der Kunden wächst.
Der Auslöser: Wenn kleine Änderungen zu großem Aufwand werden
Die ersten Anzeichen kamen unscheinbar.
Ein Kunde wollte in seinem CRM ein zusätzliches Feld, ein anderer eine Sonderregel im Workflow.
Was nach zwei Tagen Aufwand klang, dauerte Wochen – weil jede Änderung neu programmiert werden musste.
Nur große Kunden konnten sich solche Anpassungen leisten.
Für alle anderen galt: „Das geht leider nicht – oder nur mit viel Aufwand.“
Das war der Moment, in dem die Idee einer Low-Code-Plattform geboren wurde.
Nicht als neues Produkt – sondern als Abkürzung, um das Bestehende schneller anpassen zu können.
Low-Code verändert alles
Plötzlich war es möglich, Änderungen ohne komplette neue Versions-Updates und ohne lange Wartezeiten und Stillstand umzusetzen.
Eine neue XML-Datei hochladen – und schon war ein Prozess erweitert.
Das Ergebnis:
- Bedieneroberflächen und Dashboards können von den Usern selber erstellt und angepasst werden
- Einfache Listen und Abläufe konnten von eingearbeiteten Mitarbeitern beim Kunden selbst erstellt werden.
- Entwickler konzentrierten sich auf komplexere Themen.
- Änderungen passierten in Stunden oder Tagen, nicht in Wochen.
Was als Werkzeug zur Entlastung gedacht war, wurde zum Wachstumstreiber.
Der erste Schritt Richtung ERP: Service & Lager
Die erste Erweiterung kam aus dem eigenen Haus:
Unsere Servicetechniker wollten ihre Anfragen und Hardware im System verwalten.
Also entstand ein Modul für Service-Tickets und Inventarverwaltung.
Kurz darauf fragte ein Kunde:
„Wir nutzen euer Belegwesen schon – könnt ihr auch eine Lagerverwaltung abbilden?“
Gesagt, getan. Gemeinsam wurde das Modul entwickelt.
Was anfangs als Zusatzfunktion gedacht war, wurde zum nächsten Baustein des Systems.
Und mit jedem neuen Projekt kam etwas hinzu:
Bestände, Kalkulationen, Freigaben, Nachkalkulationen, Ressourcenplanung.
Bis eines Tages jemand sagte:
„Ihr habt doch längst ein ERP.“
Und genau das stimmte.
Der Wendepunkt: Vom CRM zur Unternehmenssteuerung
Ab diesem Punkt sprachen auch wir selbst nicht mehr vom CRM.
Denn was sich entwickelt hatte, war mehr als Vertrieb und Kontakte –
es war ein Werkzeug für ganze Geschäftsprozesse.
Der Unterschied war jedoch entscheidend:
Es war kein monolithisches ERP, das alles vorgibt,
sondern ein flexibles System, das sich Schritt für Schritt an die Realität anpasst.
Low-Code machte den Unterschied:
- Anpassungen: intern statt extern
- Erweiterungen: schnell statt komplex
- Rollout: ohne Stillstand
Was die Kunden davon hatten
Kunden, die früher für jede Sonderregel einen Dienstleister brauchten,
konnten jetzt vieles selbst modellieren.
Beispiele aus Projekten:
- Ein Maschinenbauer reduzierte seine Angebotszeit von drei Tagen auf einen.
- Eine Servicetechnik-Firma automatisierte die Materialnachverfolgung – ganz ohne zusätzliche Module.
- Ein Händler ergänzte in zwei Wochen einen Freigabeprozess für Lieferanten.
Was sich bewährt hat
1️⃣ Kundenfeedback ist der beste Fahrplan
Jede echte Anforderung zeigt, wo die Reise hingeht.
2️⃣ Klein anfangen, groß denken
Lieber ein Modul sauber aufbauen als zehn halbfertige.
3️⃣ Anpassungen mitdenken
Jede neue Funktion sollte auch für andere Kunden mit wenig Anpassungen nutzbar sein.
4️⃣ IT bleibt die Dirigentin
Fachbereiche gestalten Prozesse, die IT stellt Struktur, Qualität und Sicherheit sicher.
5️⃣ Prozesse zuerst, Software danach
Technologie folgt der Realität – nicht umgekehrt.
Stabilität und Sicherheit
Trotz der wachsenden Vielfalt blieb das System stabil,
weil klare Regeln für Daten, Struktur und Qualität galten:
So bleibt Low-Code sauber:
- Zentrales Datenmodell
- Einheitliche Benennungen
- Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebung
- Prüfung jeder neuen Anwendung
- Zwei feste Freigabe-Termine im Monat
- Tests mit Standard- und Sonderfällen
- Verbindlich benannte Verantwortliche und Prüfer
Diese Disziplin machte den Unterschied zwischen „basteln“ und „bauen“.
Fazit: Evolution schlägt Revolution
Niemand hatte geplant, ein ERP zu entwickeln.
Aber mit Low-Code war es plötzlich möglich, organisch mit unseren Kunden zusammen zu wachsen, statt mit einem starren Großprojekt neu zu starten.
Das Ergebnis:
Ein System, das sich den Prozessen anpasst, nicht umgekehrt.
Ein ERP, das aus der Praxis entstanden ist –
weil Kunden, Entwickler und Fachbereiche gemeinsam gestaltet haben.
Nächster Schritt
Sie finden kein ERP-System, dass Ihre Prozesse nach Ihren Wünschen darstellen kann?
Schildern Sie uns Ihre „karierten Maiglöckchen“ in einem kostenlosen 45-Minuten-Gespräch und wir prüfen, mit welchem Aufwand wir ihn mit Low Code realisieren können.
