Erfolgsgeschichte
Die Deutsche Rheuma-Liga Berlin e.V. wurde 1975 von engagierten Ärzten, an Rheuma erkrankten Menschen und deren Angehörigen gegründet. Bundesweit sind in der Rheuma-Liga über 280.000 Mitglieder organisiert.
Die Ausgangslage
Jährlich bearbeitet die Deutsche Rheuma-Liga Berlin über 20.000 Verordnungen, wie zum Beispiel für Wassergymnastik – ein enormer Zeitaufwand, der aufgrund steigender Verordnungszahlen immer weiter wächst. Da die Organisation größtenteils aus ehrenamtlichen Mitarbeitern besteht, ist eine hohe Effizienz entscheidend.
Die Rheuma-Liga benötigt ein System, das automatisch passende Termine für den gesamten Verordnungszeitraum berechnen kann. Jeder Teilnehmer benötigt eine individuell festgelegte Anzahl an Terminen. Derzeit müssen diese Termine jedoch manuell in den Kalender eingetragen werden, was bei einer Verordnung von beispielsweise 10 Terminen äußerst aufwendig ist.
Eine Funktion, die ab Verordnungsbeginn automatisch die Termine anlegt, würde den Prozess erheblich vereinfachen und wertvolle Zeit sparen.
Umfang des Projekts
Effiziente Terminplanung
Vor der Anpassung war die manuelle Eingabe von Terminen für jeden Patienten zeitaufwendig und fehleranfällig.
Das neue System vereinfacht diese Routineaufgabe, indem es die Erstellung individueller Terminpläne automatisiert. So können Ehrenamtliche die Verordnungen schneller und präziser bearbeiten, was den gesamten Prozess beschleunigt und die Arbeit erleichtert.
Fehlervermeidung und Kostensenkung
Im alten System konnten kleine Unachtsamkeiten, wie das Übersehen eines Feiertags, zu Mehraufwand führen. Dies fiel oft erst bei der Abrechnung auf, was zusätzliche Korrekturarbeit und die Einbindung bezahlter Arbeitskräfte erforderte.
Durch das neue Workflow-Design wird dieses Risiko minimiert, sodass Fehler schon bei der Planung vermieden werden und keine kostspieligen Nacharbeiten mehr nötig sind.
Zeitersparnis und Effizienz
Die optimierten Abläufe sparen der Deutschen Rheuma Liga Berlin täglich mehrere Stunden. Ehrenamtliche haben dadurch mehr Zeit für die Betreuung von Patienten, während potenzielle Fehlerquellen durch die Automatisierung reduziert werden.
Der bürokratische Aufwand sinkt, was zu einer besseren Nutzung der personellen Ressourcen führt und die Qualität der Betreuung erhöht.
Vorher
Nachher
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