Ein ERP-System einzuführen, ist wie ein Haus zu bauen: Ohne einen klaren Bauplan entstehen Missverständnisse, teure Fehler und unnötige Umwege.
Gerade in Unternehmen, die komplexe Prozesse und viele Schnittstellen haben, kann die fehlende Übersicht der größte Stolperstein sein.
Blockschaltbilder sind hier ein unterschätztes Werkzeug. Sie bringen die komplette Prozesslandschaft auf einen Blickins Bild – verständlich für alle, vom Geschäftsführer bis zum Lagerleiter.
Das Besondere: Sie übersetzen komplexe IT-Logik in eine visuelle Sprache, die jeder versteht.
In diesem Artikel erfahren Sie,
- warum Blockschaltbilder in ERP-Projekten so wirkungsvoll sind,
- welche Risiken Sie vermeiden, wenn Sie frühzeitig visualisieren,
- wie Sie Ihr ERP-Projekt mit einem klaren Plan starten,
- und welche fünf Prinzipien dafür sorgen, dass die Visualisierung wirklich Nutzen bringt.
Warum ohne Blockschaltbild ERP-Projekte oft scheitern
Fehlende Prozessklarheit bremst ERP-Einführungen
Viele ERP-Projekte starten mit der Konfiguration von Modulen – und nicht mit der Klärung der Prozesse.
Das führt dazu, dass technische Lösungen zwar eingeführt, aber an den eigentlichen Arbeitsabläufen vorbeigeplant werden.
Ein Blockschaltbild als Planungstool für ERP-Projekte schafft hier frühzeitig Klarheit: Es zeigt, welche Abteilungen welche Daten nutzen, wo Schnittstellen liegen und wo Engpässe entstehen.
Kommunikationslücken zwischen Fachabteilung und IT schließen
ERP-Einführungen scheitern oft nicht an der Technik, sondern an Missverständnissen.
Die IT spricht in Tabellen, die Fachabteilung in Praxisbeispielen. Ein Blockschaltbild übersetzt beides in eine gemeinsame, visuelle Sprache.
So werden auch stille Annahmen sichtbar – bevor sie zum Problem werden.
Verborgene Abhängigkeiten rechtzeitig erkennen
Ohne visuelle Darstellung werden viele Prozessabhängigkeiten erst erkannt, wenn das System live ist.
Mit einer ERP-Prozessdarstellung für die Einführung lassen sich diese Abhängigkeiten vorher identifizieren – und Risiken minimieren.
Die Risiken fehlender Visualisierung in ERP-Projekten
Hohe Implementierungskosten durch Fehlplanung vermeiden
Wenn Prozesse erst nach der Systemkonfiguration sichtbar werden, müssen Anpassungen doppelt bezahlt werden.
Ein Blockschaltbild erstellen für ERP-Projekte spart hier bares Geld.
Akzeptanzprobleme bei den Anwendern minimieren
Mitarbeiter akzeptieren neue Systeme nur, wenn sie den Nutzen erkennen.
Ein Blockschaltbild zeigt ihnen konkret, wie sich ihre Arbeit verändert – und nimmt Ängste.
Verzögerungen und Projektstau verhindern
Ohne klare Visualisierung verlieren Teams den Überblick, was schon umgesetzt ist und was noch fehlt.
Die Folge: Diskussionen im Kreis und endlose Abstimmungsschleifen.
Praxisbeispiel: Blockschaltbild als Wendepunkt
Ausgangslage & Probleme
Ein mittelständisches Handelsunternehmen wollte ein neues ERP-System einführen.
Die Abteilungen arbeiteten mit eigenen Excel-Listen, teilweise mit widersprüchlichen Daten.
Die Projektmeetings verliefen zäh – jeder hatte ein anderes Bild im Kopf.
Die Lösungsschritte
Die Projektleitung entschied sich, alle Kernprozesse in einem Blockschaltbild zu visualisieren:
- Erfassung der Hauptprozesse in Vertrieb, Lager und Einkauf
- Darstellung aller Schnittstellen zwischen den Abteilungen
- Farbmarkierung der Prozesse, die im ERP abgebildet werden sollen
Ergebnis & Lerneffekte
Innerhalb von drei Wochen hatte das Unternehmen ein gemeinsames Bild der Prozesse.
Das führte zu schnelleren Entscheidungen, weniger Missverständnissen und einem klaren Umsetzungsplan.
Das Blockschaltbild wurde zum zentralen Steuerungselement für das Projekt.
5 Prinzipien für wirksame ERP-Visualisierung
- Einfachheit vor Detailtiefe – nur so viel Information wie nötig, nicht wie möglich.
- Einheitliche Symbolik nutzen – damit alle dieselbe Sprache sprechen.
- Kernprozesse zuerst darstellen – Nebenthemen später ergänzen.
- Farbcodierung für Status – z. B. umgesetzt, in Planung, kritisch.
- Offen für Anpassungen bleiben – ein Blockschaltbild ist ein lebendes Dokument.
Checkliste: Haben Sie Prozessklarheit?
- Gibt es ein aktuelles, vollständiges Bild Ihrer Hauptprozesse?
- Wissen alle Beteiligten, wie ihr Bereich ins Gesamtsystem eingebettet ist?
- Sind Schnittstellen und Abhängigkeiten klar definiert?
- Ist dokumentiert, welche Prozesse im ERP-System abgebildet werden?
- Wird das Blockschaltbild aktiv gepflegt und aktualisiert?
Welche Prozesse fehlen oft im aktuellen ERP – und warum das riskant ist
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass ihr ERP bereits alle wichtigen Geschäftsprozesse abbildet.
Doch in der Praxis gibt es oft erhebliche Lücken – und genau diese führen zu Schattenprozessen, Excel-Listen oder unnötigen Medienbrüchen.
Typische Prozesse, die im aktuellen ERP fehlen
Interne Abstimmungen und Genehmigungen
Oft werden Freigaben per E-Mail oder Messenger erteilt, statt systemisch im ERP.
Service- und Reklamationsprozesse
Kundenanfragen oder Reklamationen landen häufig in separaten Tools oder gar in persönlichen Postfächern.
Detaillierte Projektplanung
Projektfortschritt, Meilensteine und Ressourcenplanung laufen oft in Excel oder Dritttools.
Lieferantenbewertung
Einkaufssysteme prüfen Bestellungen, aber nicht die langfristige Lieferantenqualität.
Wartungs- und Instandhaltungsaufträge
Technische Abteilungen führen diese oft noch in Insellösungen oder auf Papierlisten.
Welche Prozesse ein neues ERP unbedingt abbilden sollte
Damit ein ERP-System wirklich den Unternehmensalltag abdeckt und keine Schatten-IT entsteht, sollten folgende Prozesse integriert sein:
- End-to-End-Prozesskette – vom Auftragseingang über die Produktion bis zur Auslieferung und Rechnungsstellung.
- Interne Freigabeworkflows – inklusive Dokumentation, wer, wann, was freigegeben hat.
- Kundenservice & Reklamationsmanagement – lückenlos dokumentiert im ERP.
- Projekt- und Ressourcenplanung – mit klarer Verknüpfung zu Aufträgen und Kostenstellen.
- Lieferantenmanagement – inklusive Qualitätsbewertung und Historie.
- Wartung & Instandhaltung – mit planbaren Terminen, Ersatzteillisten und Kostenkontrolle.
Tipp: Bevor Sie ein neues ERP auswählen, erstellen Sie eine Liste aller Prozesse, die heute außerhalb des Systems laufen. Diese Liste ist die Basis für Ihre ERP-Anforderungen – und Ihr Blockschaltbild macht sichtbar, wo diese Prozesse im Gesamtfluss stehen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Blockschaltbild für Ihr ERP-Projekt erstellen
- Prozesse erfassen – alle Hauptprozesse und deren Reihenfolge notieren.
- Schnittstellen definieren – Übergabepunkte zwischen Abteilungen markieren.
- Symbole wählen – für Prozesse, Entscheidungen, Datenflüsse.
- Visualisierung erstellen – mit klarer Struktur und Farbkonzept.
- Abstimmen & aktualisieren – regelmäßig mit allen Beteiligten.
Ein ERP-Projekt ohne Blockschaltbild ist wie ein Bau ohne Bauplan: teuer, riskant und nervenaufreibend.
Mit einer klaren ERP-Visualisierung schaffen Sie Transparenz, minimieren Risiken und beschleunigen Entscheidungen.
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