Der Wechsel eines ERP-Systems ist für viele Unternehmen ein heikler Moment: Produktionsstopps, unterbrochene Lieferketten oder Datenverluste sind die Horrorszenarien, die Führungskräfte fürchten. Die gute Nachricht: Es gibt einen Weg, der diese Risiken erheblich reduziert – die sanfte Migration.
Statt auf einen radikalen „Alles auf einmal“-Ansatz zu setzen, erfolgt die Umstellung Schritt für Schritt. Bestehende Prozesse laufen währenddessen weiter, und das neue System wird parallel aufgebaut, getestet und optimiert. So bleibt Ihr Unternehmen jederzeit handlungsfähig – und Sie gewinnen wertvolle Zeit, um Mitarbeitende einzubinden und die Akzeptanz zu sichern.
Für Betriebe, die auf verlässliche Abläufe angewiesen sind, ist diese Methode ein Wechsel auf Sicherheit. Sie schützt vor unkontrollierbaren Ausfällen, gibt Planungssicherheit und macht den ERP-Wechsel zu einem kalkulierbaren Prozess.
Problemdefinition: Warum ERP-Wechsel oft scheitern
Fehlerquelle 1: Big-Bang-Umstellung ohne Netz und doppelten Boden
Viele Unternehmen setzen beim ERP-Wechsel auf einen festen Stichtag, an dem alles auf das neue System umgestellt wird. Dieses „Big-Bang“-Prinzip birgt enorme Risiken: Schon kleine Fehler in den Stammdaten, unzureichende Tests oder ungeklärte Prozessschritte können zu tagelangen Stillständen führen.
Fehlerquelle 2: Fehlende Vorbereitung der Datenübernahme ohne Ausfall
Daten sind das Herz eines ERP-Systems. Wenn bei der Übertragung Dubletten, Lücken oder fehlerhafte Zuordnungen entstehen, leidet nicht nur die Datenqualität – auch der gesamte Geschäftsbetrieb kann ins Stocken geraten. Ohne gründliche Bereinigung und schrittweise Migration ist das Risiko für Ausfälle hoch.
Fehlerquelle 3: Unterschätzte Schulung der Mitarbeitenden
Ein ERP-Wechsel ist nicht nur ein IT-Projekt – er verändert Arbeitsweisen. Fehlen Schulungen und begleitende Unterstützung, fühlen sich Mitarbeitende überfordert. Die Folge: ineffiziente Nutzung, Fehler und im schlimmsten Fall Widerstand gegen das neue System.
Auswirkungen und Risiken eines unvorbereiteten ERP-Wechsels
Ausfallkosten durch Produktions- oder Lieferstopps
Schon wenige Stunden Stillstand können erhebliche Umsatzeinbußen verursachen – besonders in produzierenden Unternehmen. Bei einer unvorbereiteten ERP-Umstellung können Ausfälle leicht mehrere Tage dauern.
Verlust von Geschäftsdaten bei unsicherer Migration
Wenn die Datenübernahme ohne Ausfall nicht sorgfältig geplant ist, drohen Lücken, doppelte Datensätze oder sogar der Verlust sensibler Informationen.
Schwache Akzeptanz des neuen Systems
Ein abruptes Vorgehen sorgt oft für Unsicherheit. Wenn das neue ERP als „Störfaktor“ wahrgenommen wird, steigt die Gefahr, dass Mitarbeitende auf inoffizielle Schattenlösungen ausweichen.
Beispiel: Sanfte Migration in einem mittelständischen Unternehmen
Ausgangslage & Probleme
Ein Handelsunternehmen mit 120 Mitarbeitenden wollte sein 15 Jahre altes ERP-System ablösen. Bisherige Updates waren immer wieder verschoben worden, aus Angst vor Auslieferungsengpässen. Die Geschäftsleitung war sich einig: Ein Totalausfall durfte nicht passieren.
Die Lösungsschritte
- Erstellung eines Blockschaltbilds aller Kernprozesse
- Pilotbetrieb des neuen ERP in der Lagerverwaltung
- Schrittweise Anbindung weiterer Abteilungen im Vier-Wochen-Rhythmus
- Paralleler Betrieb von Alt- und Neusystem mit regelmäßigen Datenabgleichen
- Engmaschige Schulungen vor jeder Umstellungsphase
Ergebnis & Lerneffekte
Die Auslieferung lief ohne Unterbrechung weiter. Innerhalb von sechs Monaten war das neue ERP vollständig im Einsatz – ohne einen einzigen Tag Stillstand. Die Mitarbeitenden fühlten sich sicher im Umgang mit dem neuen System, und die Akzeptanz lag von Beginn an bei über 90 %.
5 Prinzipien für eine erfolgreiche sanfte Migration
- Frühzeitige Prozessanalyse – Klare Übersicht, welche Abläufe kritisch sind.
- Datenqualität sichern – Vor der Migration Dubletten bereinigen und Lücken schließen.
- Pilotbereiche definieren – Erst einzelne Abteilungen umstellen, bevor das ganze Unternehmen folgt.
- Paralleler Betrieb – Alt- und Neusystem laufen zeitweise gemeinsam.
- Schulung und Support – Mitarbeitende kontinuierlich begleiten.
Checkliste: Sind Sie bereit für die sanfte Migration?
- Sind Ihre Kernprozesse klar dokumentiert?
- Wurde die Datenqualität geprüft und bereinigt?
- Haben Sie Pilotbereiche für den Start festgelegt?
- Ist der parallele Betrieb technisch möglich?
- Gibt es einen Schulungsplan für alle Betroffenen?
Schritt-für-Schritt-Anleitung für den sicheren ERP-Wechsel
- Analyse & Planung – Prozesse und Daten erfassen, kritische Punkte identifizieren.
- Technische Vorbereitung – Infrastruktur und Schnittstellen prüfen.
- Pilotphase starten – Erste Abteilung umstellen und Erfahrungen sammeln.
- Roll-out erweitern – Schrittweise weitere Bereiche anbinden.
- Abschaltung des Altsystems – Erst nach vollständiger Stabilisierung.
Die sanfte Migration ist die sicherste Methode, ein ERP-System zu wechseln, ohne den Betrieb zu unterbrechen. Sie gibt Unternehmen die Kontrolle über den Prozess, minimiert Risiken und steigert die Akzeptanz des neuen Systems.
Wenn Sie einen ERP-Wechsel ohne Stillstand planen, lassen Sie uns sprechen. Gemeinsam entwickeln wir einen Migrationsplan, der Ihre Abläufe schützt und Ihre Ziele sicher erreicht.
