Schritt für Schritt digitalisieren, ohne die Kontrolle abzugeben
Wie Demeter e.V. ein Mitgliederportal und komplexe Beitragsprozesse produktiv gebracht hat – ohne vorher ein vollständiges Datenmigrationsprojekt abschließen zu müssen.
Ein CRM, das nur einen Prozess wirklich kannte
Demeter e.V. ist Deutschlands ältester Bio-Anbauverband. Der Verband vertritt die biologisch-dynamische Landwirtschaft, entwickelt Standards für Erzeugung, Verarbeitung und Handel und vergibt das Demeter-Markenzeichen.
Die Daten dafür lagen in verschiedenen Systemen und zahlreichen Excel-Listen. Das bestehende CRM war stark auf den Kernprozess Zertifizierung zugeschnitten; andere Prozesse waren darin nie umfassend abgebildet. Dokumentation und Architektur der Altlösung ließen eine Weiterentwicklung kaum noch zu.
„Selbst kleine Änderungen verursachen oft unverhältnismäßig hohen Aufwand.“
Den Anstoß, überhaupt nach einer neuen Lösung zu suchen, gab kein IT-Projekt, sondern ein Organisationsentwicklungsprozess. Dabei wurde der Bedarf an besserer Budgetierung und Kostentransparenz ebenso deutlich wie der Wunsch nach zentraler Datenhaltung für die verbundenen Organisationen.
Zehn Systeme, zwei Finalisten – und ein Vorabprojekt mit echten Use Cases
Der Auswahlprozess wurde von einer externen, unabhängigen Beraterin begleitet. Die Anforderungen entstanden nicht als Wunschliste, sondern wurden aus beispielhaften Prozessen des Alltags abgeleitet und dienten anschließend als Kriterien für den Systemvergleich.
Betrachtet wurden zunächst rund zehn Systeme. Die Auswahl verdichtete sich auf zwei: Tesla Low Code und eine spezialisierte Zertifizierungslösung. In der finalen Phase ließ Demeter beide Anbieter dasselbe Set an Use Cases mit Testdaten als Vorabprojekt umsetzen. Verglichen wurde damit nicht nur der Funktionsumfang, sondern auch Analysefähigkeit, Kommunikation und konkrete Umsetzungsstärke.
Der Aha-Moment
Tesla brachte kaum Vorkenntnisse aus dem Bio-Bereich mit, arbeitete sich aber schnell und tief in die Fragestellungen ein. Das Team erkannte Unstimmigkeiten in den Vorgaben, hinterfragte sie konstruktiv und setzte die Use Cases sehr detailliert um.
Die Bedenken vorher waren ernst gemeint: Kann eine nicht spezialisierte Plattform das besondere Qualitätsverständnis eines Bio-Verbands und teilweise komplexe Prozesse zuverlässig abbilden – und bleibt der Anpassungsaufwand wirtschaftlich? Gerade bei der Zertifizierung gab es intern die Position, eine Speziallösung sei die sicherere Wahl.
In der Evaluation wurde jedoch deutlich, dass sich die spezifischen Demeter-Prozesse ohnehin nicht „von der Stange“ kaufen lassen. Damit wurde die Fähigkeit, ein System flexibel und dauerhaft anzupassen, wichtiger als der Spezialisierungsgrad der Ausgangslösung.
Dadurch wurde für uns greifbar, dass nicht der Spezialisierungsgrad der Ausgangslösung entscheidend ist, sondern wie gut, schnell und nachvollziehbar sich unsere individuellen Prozesse damit umsetzen lassen.
Ein System, drei zentrale Bausteine
Die Einführung begann nicht mit einer vollständigen Migration, sondern mit den Prozessen, die am dringendsten gebraucht wurden. Auf Demeter-Seite waren daran IT und XRM, die interne Entwicklung und eine externe Beratung beteiligt.
Zwei große Vorhaben – parallel, zeitkritisch, produktiv
Das erste strategisch wichtige Ergebnis war das digitale Mitgliederportal. Im Organisationsentwicklungsprozess mussten alle Mitglieder einer Veränderung aktiv zustimmen. Der Portalaufbau wurde vorgezogen und der Zustimmungsprozess vollständig digital darüber abgebildet. Die Alternative wäre ein erheblicher postalischer oder anderweitig manueller Prozess für sämtliche Mitglieder gewesen.
Das zweite war die Abbildung der neuen Beitragsprozesse. Dafür mussten Umsatzmeldungen ausgerollt und verarbeitet, zahlreiche Prüfungen durchgeführt sowie unterschiedliche Beitragsordnungen, Beitragstypen, Ausnahmen und weitere Berechnungslogiken wartbar abgebildet werden. Für diesen spezifischen Prozess gab es keine fertige Standardfunktion; er wurde individuell auf der Plattform aufgebaut.
Beide Vorhaben waren komplex, zeitkritisch und liefen parallel zu organisatorischen Veränderungen. Dass sie dennoch produktiv gingen, zeigt für Demeter die Stärke und Flexibilität der Plattform.
Die größte Stärke von Tesla Low-Code ist für uns neben der Flexibilität der Plattform die partnerschaftliche Zusammenarbeit. So können wir unsere Prozesse Schritt für Schritt digitalisieren, ohne die Kontrolle über unser System aus der Hand zu geben.
Kein Dienstleister, ein erweitertes Entwicklungsteam
Demeter beschreibt die Zusammenarbeit nicht als klassische Dienstleisterbeziehung, sondern als echtes erweitertes Entwicklungsteam. Die Wege sind kurz, die Reaktionszeiten außergewöhnlich schnell. Diese Arbeitsweise zeigte sich schon im Auswahlprozess: Tesla teilte Zwischenstände proaktiv, bezog Demeter eng in die Umsetzung ein und arbeitete Rückmeldungen unmittelbar ein.
Digitalisierung ist vor allem Organisationsentwicklung
Diese Referenz endet nicht mit einem Erfolgssatz, sondern mit vier Erkenntnissen, die Martin Müller-Lindenlauf einer Organisation in derselben Situation mitgeben würde. Sie sind der ehrlichste Teil des Projekts.
Wie es weitergeht: Demeter digitalisiert weitere Prozesse schrittweise und baut dabei internes Know-how aus, um einen wachsenden Teil der Weiterentwicklung selbst zu übernehmen. Tesla bleibt als Sparringspartner für komplexe Fragestellungen an Bord.
Für Organisationen, die sich nicht in Standardsoftware pressen lassen
Wir würden Tesla Low Code insbesondere komplexen Organisationen empfehlen, deren vielfältige individuelle Prozesse sich nicht sinnvoll in Standardsoftware pressen lassen und die Digitalisierung als fortlaufenden Entwicklungsprozess verstehen – nicht als einmaliges Datenbankprojekt.
Den Unterschied macht für uns neben der Plattform selbst vor allem die partnerschaftliche Zusammenarbeit. Wer bereit ist, sich auf diese enge Zusammenarbeit einzulassen und eigenes Know-how aufzubauen, kann aus unserer Sicht enorm von der Flexibilität der Plattform profitieren.
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